Das tägliche Chaos nimmt seinen Lauf: Ob die Touren der Mitarbeitenden planen, Notfälle annehmen, den Kundenterminwünschen gerecht werden oder nebenbei noch die Rechnungen schreiben. Da fällt die Organisation im Handwerk schon gerne mal hinten über. Das Gefühl, mit neun Bällen gleichzeitig auf einem Bein hüpfend zu jonglieren, bleibt da nicht aus.
Das muss jedoch nicht so sein! In Handwerksbetrieben finden wir uns immer besser zurecht, wenn wir in Strukturen arbeiten und Ordnung halten. Nicht umsonst gilt das Sprichwort, dass Ordnung das halbe Leben ist.
Inhaltsverzeichnis
7 Tipps für eine gute Organisation im Handwerk
Auch und gerade im Handwerk gilt es das tägliche Chaos in Ordnung umzuwandeln, oder die Balance zu finden zwischen den alltäglichen Abläufen und den spontanen Herausforderungen. Wir haben uns das Thema genauer angeschaut und geben die besten Tipps zur Umsetzung einer besseren Organisation im Handwerk. Mit den folgenden Tipps wird selbst die unstrukturierteste Person zum Organisationsprofi.
7 Tipps zur Organisation im Handwerk:
- Priorisieren
- Planen
- Delegieren
- Outsourcen
- Effizientes Zeitmanagement
- Digitale Tools und Technologien
- Controlling
Tipp 1: Priorisieren
Was es als erstes dazu braucht? Priorisierung. Entscheide, was jetzt, was heute und was diese Woche ansteht. Was lässt sich auch ohne weitere Probleme und Engpässe schieben und wo muss akut angepackt werden?
Hierbei ist es wichtig, dass man sich beim Schieben der Themen immer auch die möglichen Folgen ins Bewusstsein rufen sollte, bevor sich ein vermeintlich mögliches „auf die lange Bank schieben“ in große Umsatzeinbußen oder Unzufriedenheit wandelt. So gilt es, immer die Mitarbeiter- und Kundenzufriedenheit im Auge zu behalten. Niemandem zu viel oder zu wenig zumuten und den Kunden entgegenkommen.
Tipp 2: Planen
Die Prioritäten geklärt? Dann aufschreiben! Mache Tages und Wochenpläne, um den Überblick zu behalten. Ein großer gemeinsamer Kalender hilft jedem, die nahen und entfernten Ziele zu visualisieren und zu fokussieren. Das gibt nicht nur täglich Motivation, sondern sorgt ganz nebenbei dafür, dass die Ordnung und Struktur im Tagesablauf greifen können. Jeder weiß, was wann zu tun ist. Bedenke dabei, dass man in die Pläne wichtige Zeitpuffer einsetzt, um auch auf alle Veränderungen und Schwankungen jederzeit reagieren zu können.
Ein wesentlicher Punkt der Organisation im Handwerk ist aber vor allem Pausen, Erholung und Urlaubsphasen mit einzuplanen. Die sind nicht nur das Fundament der seelischen Balance der Mitarbeitenden, sondern auch im besten Falle zeitnah gut und strukturiert über das ganze Jahr verteilt. Im Idealfall sollte man direkt zum Jahresbeginn auf ausreichende Pausen für das Team und natürlich auch sich selbst achten!
Tipp 3: Delegieren
„Immer bleibt alles bei mir liegen“ – wie oft hast Du Dir das schon gedacht?
Etwas aus der Hand geben und jemand anderem Vertrauen schenken ist manchmal nicht so einfach. Handwerkerinnen und Handwerker tun sich da manchmal von Haus aus schwer, ein liebgewonnenes Projekt oder eine Aufgabe jemandem zu übertragen.
Aber für eine gute Struktur und Kultur im Handwerksbetrieb gehört auch, den Mitarbeitenden das notwendige Vertrauen zu schenken, Aufgaben zu übernehmen. Es muss ja nicht direkt das Großprojekt sein, aber die Verantwortung für viele kleine Aufgaben und Projekte abzugeben tut gut. Nicht nur der eigenen Übersicht und der Stressreduktion, sondern auch dem Team, denen man das Vertrauen ausspricht, indem man ihnen Aufgaben delegiert.
Tipp 4: Outsourcen
Ähnlich verhält es sich mit Outsourcen. Ein Begriff, den man zunächst vielleicht mit der Produktionsverlagerung ins Ausland verbindet? Outsourcing gibt es aber natürlich auch kleiner und einfacher gedacht und ist besonders gut geeignet für eine erfolgreiche Organisation im Handwerk.
Es kann eine große Erleichterung sein, seine Rechnungen und Quittungen regelmäßig einem Unternehmen in die Hand zu drücken, statt selbst die komplette Übersicht behalten zu müssen. Oder den Fuhrpark, die Werkstatt professionell reinigen zu lassen. Positiver Effekt: Weniger Stress und die Mitarbeitenden haben mehr Zeit für die „wesentlichen Dinge“ im Handwerk.
Tipp 5: Effizientes Zeitmanagement
Der Schlüssel zur Struktur geht über die Uhr. Ein dem Handwerksbetrieb angepasstes, personalisiertes Zeitmanagement ist unumgänglich, um eine Verbesserung der Ordnung und Struktur herbeizuführen.
Hier hilft vor allem die im ersten Punkt genannte Priorisierung der Aufgaben, die sich wiederum in Kategorien einteilen lassen können (A- Wichtig bis D – nicht dringlich).
Zudem ist es einfacher, wenn man den Aufgaben zeitliche Vorgaben zuordnet und diese auch einhält. Nach dem Pareto-Prinzip lassen sich mit 20% der Zeit 80% der wesentlichen Aufgaben erledigen – richte Deinen Blick auf die 80% wesentlichen Aufgaben deines Handwerkbetriebs, die sich mit nur 20% Zeitaufwand erledigen lassen können und was die vielen kleinen, eher unwichtigen Kleinigkeiten sind, die dich täglich 80% Deiner Zeit kosten. Verschiedene Methoden, wie sich Aufgaben abarbeiten lassen gibt es zu genüge. Hier muss jeder seinen eigenen Weg finden.
Tipp 6: Digitale Tools und Technologien
Mit der fortschreitenden Digitalisierung werden viele Abläufe einfacher und lassen sich strukturierter einhalten. Mithilfe verschiedener Programme und Apps lassen sich vor allem Terminierungen und Auftragsabwicklungen einfacher strukturieren. Auch digitale Unterschriften und Tourenplanungen können den Alltag und die Organisation im Handwerk erleichtern.
Unser Tipp: Ausprobieren, welche Abläufe man mit den neuen Programmen und Apps für den eigenen Betrieb wirklich optimieren kann. Hier besteht auch die Möglichkeit verschiedene zu testen, bevor man sich für ein Programm entscheidet. Die in Testläufe investierte Zeit wird sich bei erfolgreicher Umsetzung der effizienteren Planungen und Ausführungen amortisieren.
Hier gerne mutig sein und auch die Mitarbeitenden involvieren. Vielleicht ist eine Person im Team technisch affin und freut sich über die neue Aufgabe.
Tipp 7: Controlling
Ein Fundament guter Betriebsführung sowie erfolgreicher Organisation im Handwerk ist das Controlling. Doch was steckt dahinter? Zahlen und Fakten, Kosten und Nutzenrechnungen. Wann ist der Auftrag auch tatsächlich den Aufwand wert? Wie viele Stunden waren meine Mitarbeitenden auf Montage, wie konnte ich welche Kosten den Kunden in Rechnung stellen und damit auch einen Teil – oder die Lohnkosten decken?
Hier gilt es, immer den Überblick zu behalten. Sich die Zeit zu nehmen, regelmäßig auch bei der Konkurrenz zu schauen ist ein wesentlicher Bestandteil, um auf dem Markt zu bestehen und sich zu etablieren.
Organisation im Handwerk durch Ordnung und Struktur
Erfolgreiche Organisation im Handwerk durch Ordnung und Struktur. Zwei Stellschrauben im Handwerksbetrieb, die sich mit wenig Aufwand in verschiedene Richtungen bewegen lassen – aber einen großen Effekt auf den Alltag haben werden.
Artikelbild: Pexels / Suzy Hazelwood, Schlagworte: Organisation im Handwerk, Ordnung und Struktur für Handwerksunternehmer
